La información es un elemento fundamental para la gestión de cualquier organización, ya sea pública o privada, para poder alcanzar determinados objetivos y tomar las mejores decisiones. Más allá del buen conocimiento o contactos de determinadas personas con responsabilidad, la memoria colectiva se construye con el tiempo y es plasma en documentación de toda índole.
En el ámbito de las empresas, el archivo administrativo es algo esencial para la gestión diaria, que van tomando tamaño en base a la antigüedad y complejidad de la sociedad. Evidentemente, pasan los años y esos documentos parecen sobrar: ocupan espacio, dejan teóricamente de afectar al devenir de la empresa y pierden, aparentemente interés. Es cuando llega la tentación de desembarazarnos de ellos o dejarlos morir en una sala hasta que un traslado o expurgo los condena a la basura. Sin embargo, este gesto tan cotidiano, en muchos casos sin vuelta atrás, es error que, a la larga, termina generando problemas insospechados y, si se me apura, una oportunidad perdida (sin vuelta atrás).
Es el caso de las empresas emblemáticas que pretenden celebrar efemérides, construir una mínima reseña histórica o simplemente lucir tradición y experiencia en su página web y descubren que apenas cuentas con material para armar una mínima reseña. Nada a lo que asirse o contar con rigor ni nada que aprender del devenir previo de la empresa, cuyo pasado (del que tanto se puede aprender) se pierde inexorablemente en la memoria cuando desaparecen los fundadores o los ejecutivos que protagonizaron los grandes momentos y también las crisis y las duras coyunturas que hubo que superar en la historia de sus sociedades. Nada que aportar a futuras generaciones, en el caso de las empresas familiares, o a los trabajadores, que les permita conocer e identificarse con el lugar donde trabajan o poseen, perdiéndose conocimiento, valores y experiencias que van más allá de cobrar una nómina o un dividendo.
No obstante, hay muy buenas alternativas a la destrucción del archivo. Es el caso de la emblemática Agrupación de Empresas de Alimentación de Murcia (Agrupal), que ha decidido ceder por entero su valioso archivo histórico al Archivo General de la Región de Murcia. Todos salen ganando en una operación que asegurará a la institución mantener sus fondos y a la Región preservar la memoria, desde su origen, de su sector industrial más emblemático. El ejemplo debe cundir y, por tanto, aquellos empresarios y responsables que lean estas líneas les pido que cuiden sus papeles y reconsideren tirarlos indiscriminadamente. Y si no hay más remedio, que los cedan, con las salvedades que quieran y sin siquiera perder la propiedad, a instituciones que los aceptarán con gusto. Nada que perder y mucho que avanzar.
El ejemplo debe cundir, ya que los referentes son muchos e importantes. Por ejemplo, la Universidad de Harvard conserva miles de archivos empresariales donados a lo largo de más de un siglo en la Baker Library. Porque para estas empresas, que su archivo histórico esté depositado en este emblemático lugar, es motivo de orgullo y la seguridad de que la memoria de su empresa pervivirá en el futuro y podrá ser estudiada. No en balde, tan preciosos fondos son la base de buena parte de los estudios de caso del plan de estudios de su escuela de negocios, y de otras muchas.
Miguel A. López-Morell. Catedrático de Historia Económica de la Universidad de Murcia.